Come leggere caselle email esterne con Gmail

Google offre un servizio gratuito per leggere email esterne con Gmail: infatti è possibile collegare all’account gmail fino a 5 caselle di posta elettronica professionali o personali. Le caselle possono anche non essere gmail.com, tuttavia non tutti i provider di posta elettronica consentono questa operazione.

Vediamo quindi come fare questo collegamento che ci consentirà di leggere email esterne su gmail: prima di tutto ovviamente si deve entrare in gmail, poi dobbiamo cliccare sull’immagine dell’ingranaggio in alto a destra (  ) e selezionare Impostazioni. Nella finestra successiva bisogna selezionare Account e importazione sulla barra di navigazione in alto, in modo da vedere il seguente riquadro:

Nella finestra, all’altezza della riga Controlla la posta da altri account selezioniamo la voce Aggiungi un account email. Adesso si aprirà una finestra popup dove è necessario inserire l’indirizzo email esterno che vogliamo collegare a gmail. Quindi si clicca su avanti e il popup successivo è il seguente:

In questo caso l’email che ho inserito è info@myemail.com. Gmail analizza il dominio della casella di posta e, se possibile, propone di collegare l’account tramite Gmailify (un servizio che permette di integrare l’account dentro gmail e di sfruttarne tutte le funzionalità), altrimenti, come in questo caso, l’unica opzione possibile è importare le email tramite POP3. Cliccando su avanti vedremo la seguente schermata:

Qui dobbiamo fare attenzione ed essere precisi nell’inserimento dei dati.

Nome utente: è lo username con il quale accediamo alla casella di posta. Solitamente coincide con l’indirizzo email;
Password: la password della casella di posta elettronica;
Server POP: l’indirizzo del server del provider di posta elettronica;
Porta: selezioniamo 110 se non utilizziamo la connessione protetta oppure 995 se utilizziamo la connessione protetta SSL, che è la metodologia consigliata;

Nel caso in cui vogliamo tenere una copia sul server di posta, magari per scaricarlo in un secondo momento tramite un client oppure semplicemente per avere una copia delle mail, spuntiamo la casella corrispondente.
Un’opzione molto consigliata è quella di utilizzare la connessione protetta (SSL) quando si scarica la posta.
Inoltre, su gmail le email vengono classificare utilizzando le etichette: è possibile assegnarne una in automatico per tutti i messaggi inviati all’indirizzo email che stiamo aggiungendo in questo momento. Infine, nel caso in cui volessimo mantenere la posta in arrivo di gmail separata dall’email che stiamo aggiungendo adesso, si può selezionare l’opzione Archivia posta in arrivo.

È importante sapere però che se viene spuntata la casella Archivia posta in arrivo bisogna che sia spuntata anche la casella Applica etichetta ai messaggi in arrivo perché questo diventa l’unico modo possibile per consultare le email: infatti se archiviamo la posta in arrivo ma non diamo alle nuove email un’etichetta specifica sarà piuttosto difficile riuscire a visualizzarle (avremo delle email senza alcuna etichetta).