PEC: cos’è, come attivarla e quando serve davvero

Negli ultimi anni la PEC è diventata uno strumento indispensabile per aziende, professionisti e cittadini che desiderano comunicare in modo sicuro e legalmente valido. Ma cos’è la PEC esattamente? Come funziona, come si attiva e in quali situazioni è davvero necessaria? In questa guida completa troverai tutte le risposte per capire quando conviene usarla e come scegliere il servizio giusto.

La sigla PEC sta per Posta Elettronica Certificata. Si tratta di un sistema di posta elettronica che permette di inviare e ricevere messaggi con valore legale, equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Quando invii un’email tramite PEC, il gestore del servizio certifica sia l’invio che la consegna del messaggio, generando due ricevute che attestano il percorso della comunicazione. Queste ricevute hanno valore probatorio in caso di controversie, proprio come una raccomandata postale.

Capire cos’è la PEC significa comprendere che non si tratta di una semplice email, ma di un sistema di comunicazione sicuro e tracciabile. Ogni messaggio è protetto da crittografia, firmato digitalmente dai gestori accreditati e archiviato secondo regole precise definite dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), l’ente che supervisiona i servizi digitali certificati.

Il funzionamento della PEC è molto simile a quello di una normale casella email, ma con una differenza sostanziale: la trasmissione dei messaggi avviene attraverso server certificati che garantiscono l’integrità e la tracciabilità dei dati.
Ecco cosa succede passo dopo passo:

1. Invio del messaggio – Quando l’utente invia una PEC, il suo gestore registra data, ora e contenuto del messaggio, e genera una “ricevuta di accettazione”.

2. Consegna al destinatario – Il gestore del destinatario riceve il messaggio, lo valida e invia una “ricevuta di consegna”.

3. Archiviazione e tracciabilità – Tutte le comunicazioni vengono conservate per almeno 30 mesi, così da poter dimostrare legalmente l’avvenuto invio e consegna.

Queste caratteristiche rendono la PEC particolarmente utile in ambito professionale, dove è fondamentale poter dimostrare l’avvenuta comunicazione tra due parti.

Dal 2020, la PEC è obbligatoria per aziende e professionisti iscritti a un albo, come avvocati, commercialisti, ingegneri, medici e notai.
Anche le società e le ditte individuali devono disporre di un indirizzo PEC da comunicare al Registro delle Imprese.
L’obbligo non si estende ai privati cittadini, ma è comunque consigliato attivare una PEC personale, soprattutto per chi ha frequenti rapporti con la Pubblica Amministrazione o con enti bancari e assicurativi.

Tra gli esempi più comuni in cui una persona può aver bisogno di una PEC:

• Invio di documenti o istanze a enti pubblici (Comune, INPS, Agenzia delle Entrate);

• Ricezione di notifiche ufficiali o multe;

• Gestione di pratiche legali o amministrative;

• Comunicazioni formali con aziende o professionisti.

Attivare una casella PEC è molto semplice e può essere fatto in pochi minuti. È sufficiente scegliere un gestore accreditato (cioè riconosciuto dall’AgID), compilare i dati richiesti e confermare la propria identità.
Ecco i passaggi principali:

1. Scegli il gestore
   Tra i più noti in Italia ci sono Aruba, LegalMail, Register.it, PosteCert (Poste Italiane), Infocert e PEC.it. Tutti offrono piani annuali con diverse funzionalità e spazio di archiviazione.

2. Scegli il piano
   I costi variano da circa 5 € a 40 € l’anno, a seconda dei servizi inclusi (firma digitale, spazio aggiuntivo, assistenza premium, ecc.).

3. Compila i dati personali
   Dovrai inserire nome, cognome, codice fiscale, documento d’identità e indirizzo email di riferimento.

4. Conferma l’identità
   Alcuni gestori richiedono una verifica tramite firma digitale, SPID o caricamento del documento d’identità.

5. Accedi alla casella
   Una volta attivata, potrai accedere alla PEC da webmail, client di posta (come Outlook o Thunderbird) o app mobile, proprio come una normale email.

Il costo della PEC dipende principalmente dal gestore e dal tipo di piano scelto.
Le soluzioni base per privati partono da circa 5 € + IVA all’anno, mentre per le aziende o i professionisti che necessitano di più spazio e funzionalità avanzate si può arrivare a 30–40 € l’anno.

Alcuni provider offrono piani gratuiti per un periodo di prova, generalmente 6 o 12 mesi, perfetti per chi vuole testare il servizio prima di acquistarlo.
In ogni caso, anche la versione più economica garantisce pieno valore legale dei messaggi inviati e ricevuti.

Molti si chiedono perché utilizzare una PEC quando esiste già l’email. La risposta sta nelle garanzie legali e nella sicurezza.

Queste differenze rendono chiaro cos’è la PEC rispetto alla semplice email: è uno strumento di comunicazione formale, pensato per tutelare entrambe le parti e semplificare la burocrazia digitale.

Non sempre è necessario utilizzare la PEC, ma in alcuni casi è l’unico canale riconosciuto dalle istituzioni per l’invio o la ricezione di documenti ufficiali.
Ecco alcuni esempi pratici in cui la PEC è necessaria o fortemente consigliata:

• Invio di contratti, disdette e comunicazioni legali (per esempio la disdetta di un servizio o la rescissione di un contratto);

• Comunicazioni con la Pubblica Amministrazione (bandi, concorsi, richieste di certificati);

• Rapporti tra professionisti (ad esempio tra avvocati o tra commercialista e cliente);

• Ricezione di notifiche giudiziarie o amministrative;

• Iscrizioni e variazioni al Registro Imprese o agli albi professionali.

Per i cittadini privati, la PEC è utile per disdire contratti di utenze domestiche, presentare reclami ufficiali, o ricevere comunicazioni dall’Agenzia delle Entrate-Riscossione senza dover attendere la posta cartacea.

Quando si valuta quale gestore scegliere, non bisogna guardare solo al prezzo. Ecco alcuni fattori importanti:

1. Spazio di archiviazione – se prevedi di ricevere molti messaggi, opta per almeno 1 GB.

2. Accesso multi-device – assicurati che il servizio sia compatibile con smartphone e tablet.

3. Servizi aggiuntivi – come firma digitale, marca temporale o backup automatico.

4. Affidabilità del gestore – preferisci provider accreditati dall’AgID e con una buona reputazione.

5. Supporto tecnico – un’assistenza rapida può fare la differenza, soprattutto in ambito professionale.

L’Italia è stato il primo paese europeo a introdurre la PEC, ma l’Unione Europea sta lavorando per uniformare questi sistemi.
Con il regolamento eIDAS 2.0, arriverà il nuovo standard europeo chiamato Registered eDelivery, che permetterà di inviare messaggi certificati tra cittadini e aziende di diversi Stati membri.
In futuro, quindi, la PEC italiana sarà compatibile con i servizi analoghi europei, garantendo la stessa validità legale in tutta l’UE.

Ora che hai compreso cos’è la PEC, come si attiva e quando serve davvero, è evidente quanto questo strumento semplifichi la vita digitale.
Permette di inviare comunicazioni ufficiali in modo rapido, sicuro e con pieno valore legale, eliminando code agli sportelli e costi postali.

Che tu sia un libero professionista, un imprenditore o un cittadino privato, attivare una PEC è oggi una scelta intelligente: un piccolo investimento economico che offre grande tutela legale e comodità operativa.
E con l’evoluzione dei servizi digitali europei, la PEC diventerà sempre più uno strumento universale per gestire in modo sicuro le comunicazioni online.