Come usare Excel Online gratis dal browser: guida a Excel per il Web

Excel Online, nome ancora molto cercato, è chiamato da Microsoft Excel per il Web. È la versione di Excel utilizzabile dal browser: con un account Microsoft puoi creare, modificare, salvare e condividere fogli di calcolo senza installare programmi sul computer.

È adatto, ad esempio, a fogli spese, elenchi, preventivi semplici, formule comuni, filtri e collaborazione con altre persone. Non sostituisce però l’app desktop in tutti gli scenari: per lavorare offline, eseguire macro VBA o intervenire su cartelle di lavoro complesse può essere necessaria una versione installata di Excel.

Come accedere a Excel Online gratis

Apri Microsoft365.com da un browser aggiornato e accedi con il tuo account Microsoft. Dalla pagina delle applicazioni seleziona Excel.

Se non possiedi un account, puoi crearne uno. Non è obbligatorio avere un indirizzo Outlook o Hotmail: Microsoft consente di creare un account anche usando un indirizzo email già esistente.

Le applicazioni web di Microsoft 365, tra cui Excel, Word e PowerPoint, sono disponibili gratuitamente nel browser. L’accesso gratuito non include automaticamente l’app Excel installabile su PC o Mac, che richiede una licenza compatibile: spesso è inclusa in Microsoft 365, ma può essere disponibile anche tramite altre licenze Office o aziendali. Microsoft riepiloga le differenze tra app web gratuite e abbonamenti nella pagina dedicata alle app web gratuite di Microsoft 365.

Il percorso essenziale è il seguente:

1. Apri Microsoft365.com.
2. Accedi con l’account Microsoft oppure creane uno.
3. Seleziona Excel.
4. Crea una nuova cartella di lavoro o apri un file già salvato in OneDrive.

Creare un foglio o aprire un file esistente

Nuova cartella di lavoro

In Excel per il Web scegli una cartella di lavoro vuota per iniziare da zero oppure un modello, se tra quelli proposti ne trovi uno utile per il tuo scopo.

Rinomina subito il documento selezionando il titolo visualizzato nella parte alta della pagina. Un nome descrittivo, come “Spese maggio 2025”, rende più semplice ritrovarlo in OneDrive.

Aprire un file dal computer o da OneDrive

Per lavorare su un file già presente sul computer, caricalo prima in OneDrive con lo stesso account Microsoft. Nell’area OneDrive cerca il comando di caricamento e seleziona il file; una volta completata l’operazione, aprilo dal browser.

I documenti già presenti in OneDrive possono essere aperti direttamente dalla cartella in cui sono salvati. Se un file condiviso si apre in sola lettura, la causa può essere un’autorizzazione limitata, una protezione impostata sul documento o una funzionalità non modificabile nella versione web.

Formati di file: cosa controllare

Per creare e modificare fogli comuni, il formato da preferire è .xlsx, quello standard delle versioni moderne di Excel. Excel per il Web può gestire anche altri formati, ma la possibilità di visualizzare, modificare o mantenere tutte le funzionalità dipende dal formato e dal contenuto della cartella di lavoro.

In particolare, file meno recenti, file binari, documenti importati da altri programmi e cartelle con elementi avanzati possono richiedere l’app desktop o presentare limitazioni nel browser. Prima di intervenire su un file importante, conserva una copia originale. Per il dettaglio dei formati e delle relative funzionalità, consulta la documentazione Microsoft sui formati di file supportati in Excel.

Modificare un foglio: esempio pratico di spese mensili

L’uso di base è simile a quello di Excel desktop: seleziona una cella, inserisci testo o numeri e premi Invio. Per creare una formula, digita il segno = prima dell’espressione. Ad esempio, =A1+A2 somma due celle, mentre =OGGI() restituisce la data corrente.

Excel per il Web consente di usare formule, formattazione numerica, filtri, tabelle e grafici. Microsoft descrive le principali operazioni disponibili nella guida alle attività di base in Excel per il Web e nella panoramica delle formule in Excel per il Web.

Creare il foglio

Un foglio per le spese mensili è un esercizio semplice e utile. Nella riga 1 inserisci le intestazioni Categoria in A1 e Importo in B1. Compila poi queste righe:

• A2: Spesa — B2: 85
• A3: Trasporti — B3: 42
• A4: Abbonamenti — B4: 15

In A5 scrivi “Totale”. In B5 inserisci questa formula:

=SOMMA(B2:B4)

Dopo aver premuto Invio, Excel calcola il totale delle tre uscite. Seleziona la colonna B e applica il formato valuta dalla barra degli strumenti per visualizzare gli importi in euro.

Per aggiungere filtri, seleziona l’intervallo A1:B4, quindi usa il comando per trasformarlo in tabella. La riga “Totale” resta così fuori dalla tabella e non viene trattata come una normale voce di spesa. Se vuoi confrontare visivamente le categorie, seleziona i dati della tabella e inserisci un grafico.

Salvataggio, download e condivisione

Salvataggio automatico in OneDrive

Quando lavori nel browser, le modifiche vengono salvate automaticamente in OneDrive. Verifica comunque il nome del file e la cartella in cui è archiviato, soprattutto se usi più account Microsoft.

Un account Microsoft gratuito include 5 GB di spazio di archiviazione Microsoft condiviso con OneDrive e altri servizi Microsoft. Se lo spazio disponibile è esaurito, il caricamento o la sincronizzazione di nuovi file può risultare limitato. Microsoft spiega come viene gestito lo spazio nella pagina delle domande frequenti sull’archiviazione Microsoft.

Scaricare e stampare una copia

Se vuoi conservare il file anche sul computer, usa le opzioni di download disponibili nel menu del documento. È una precauzione utile prima di modificare un file ricevuto da terzi o di aprire una cartella con funzioni avanzate.

Per stampare il foglio, cerca il comando Stampa nel menu File. L’anteprima e la finestra di stampa dipendono dal browser e dalle sue impostazioni: se non compare nulla, verifica che non siano bloccate nuove finestre o finestre di dialogo.

Condividere il file con altre persone

Con il pulsante Condividi puoi invitare persone specifiche oppure creare un collegamento con le autorizzazioni disponibili per il tuo account. Le persone autorizzate alla modifica possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file, evitando l’invio di più versioni via email.

Il permesso Può visualizzare impedisce la modifica dell’originale, ma la possibilità di scaricare una copia dipende dalle opzioni di condivisione scelte dal proprietario e, per gli account di lavoro o scuola, dalle regole dell’organizzazione. Per i passaggi e le autorizzazioni, fai riferimento alla guida Microsoft su come condividere una cartella di lavoro in Excel per il Web.

Quando Excel per il Web non basta

Excel per il Web è pensato per l’uso nel browser e con file salvati nel cloud. Se devi lavorare con regolarità senza connessione Internet, l’app desktop è più adatta.

Un file .xlsm può contenere macro VBA, ma le macro non vengono eseguite in Excel per il Web. Anche cartelle di lavoro con collegamenti esterni, protezioni, modelli dati o altri elementi avanzati possono essere aperte con funzionalità limitate oppure richiedere Excel desktop per una modifica completa. Microsoft elenca queste differenze nella pagina sulle differenze tra l’uso di una cartella nel browser e in Excel.

Se un file risulta in sola lettura, controlla prima le autorizzazioni e l’eventuale presenza del comando Modifica. Se contiene macro, automazioni o collegamenti a fonti esterne, aprirlo con Excel desktop è il modo più diretto per verificare se tutte le funzioni sono disponibili.

Excel per il Web o Excel desktop?

 
Usa Excel Online gratis per calcoli, elenchi, fogli spese, preventivi semplici, aggiornamenti rapidi e documenti da condividere. Scegli Excel desktop se devi lavorare offline, usare macro VBA o gestire file con automazioni e funzionalità avanzate.

Domande frequenti

Excel Online è davvero gratuito?
Le app web di Microsoft 365 sono gratuite con un account Microsoft. L’app Excel installabile non è automaticamente inclusa.

Serve un indirizzo Outlook o Hotmail?
No. Puoi creare un account Microsoft anche con un indirizzo email che usi già.

Excel per il Web funziona offline?
No, è pensato per essere usato dal browser con i file nel cloud. Per lavorare senza connessione è preferibile l’app desktop.

Le macro VBA funzionano nel browser?
No. Un file .xlsm può contenere macro, ma Excel per il Web non le esegue.

Per iniziare, crea un piccolo file di prova e verifica tre aspetti: di aver usato l’account Microsoft corretto, che il documento sia nella cartella OneDrive desiderata e che le autorizzazioni di condivisione siano impostate come vuoi.